ค่าเดินทางพนักงานที่เบิกเป็นค่าใช้จ่าย

ค่าเดินทางของพนักงานบันทึกให้เป็นค่าใช้จ่ายของกิจการอย่างไร

หากพนักงานขอเบิกค่าใช้จ่ายในการเดินทางกิจการควรจัดทำเอกสารประกอบค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมโดย

ถ้าใช้บริการผ่านระบบแอปพลิเคชั่น หรือจ่ายชำระเงินผ่านระบบ QR Code ให้จัดทำเอกสารใบเบิกเงินเพิ่มเติม ถ้าใช้บริการรถจักรยานยนต์รับจ้างสาธารณะ รถตู้ หรือรถโดยสารประจำทางสาธารณะให้จัดทำใบขออนุมัติการเดินทางและเบิกเงินเพิ่มเติม

หากพนักงานสามารถนำรถยนต์ส่วนตัวมาใช้ในกิจการ หนังสือขออนุญาตเดินทางไปปฏิบัติงานภายนอกสถานที่ให้ทำหนังสือขออนุญาตเดินทางไปปฏิบัติงานภายนอกสถานที่และใบเบิกเงินเพิ่มเติม

หากเรากำลังกล่าวถึง “ค่าใช้จ่ายในการเดินทาง” ผู้ประกอบการจะนึกถึงค่าใช้จ่ายอะไรกันบ้างคะ

เชื่อว่าคำตอบที่ได้รับมีหลากหลายมาก เช่น ค่ารถไฟฟ้า ค่ามอเตอร์ไซค์รับจ้าง ค่าแท็กซี่ ค่ารถโดยสารสาธารณะ ค่าเบี้ยเลี้ยง ค่าที่พัก ฯลฯ

ค่าใช้จ่ายในการเดินทาง

คือเงินที่จ่ายให้กับพนักงานที่มีหน้าที่หรือได้รับมอบหมายจากกิจการให้ไปปฏิบัติหน้าที่ภายนอก เป็นค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นกับธุรกิจเกือบทุกประเภท ไม่ว่าจะเป็น ธุรกิจผลิต ซื้อ-ขายสินค้า หรือให้บริการ ต่างก็มีค่าใช้จ่ายในการเดินทางเกิดขึ้นระหว่างดำเนินธุรกิจเสมอ และที่สำคัญยังเป็นค่าใช้จ่ายอีกประเภทหนึ่งที่พนักงานมักจะไม่มีเอกสารมายืนยันว่าเป็นค่าเดินทางสำหรับการทำงาน หรือไม่ก็ได้เอกสารที่เขียนชื่อของพนักงานที่ไปทำงานแทนชื่อบริษัทมาแทน แล้วแบบนี้ผู้ประกอบการจะบันทึกค่าเดินทางของพนักงานให้เป็นค่าใช้จ่ายของธุรกิจอย่างไร ในบทความนี้จะอธิบายการใช้บริการรถรับจ้างสาธารณะ และเอกสารที่ต้องใช้ในการบันทึกบัญชีค่ะ

กรณีที่ 1 เรียกมอเตอร์ไซค์รับจ้างหรือรถแท็กซี่ผ่านแอปพลิเคชั่น และรถไฟฟ้า

เช่น ให้พนักงานไปวางบิล รับเช็ค นำเช็คเข้าฝากธนาคาร โดยเรียกมอเตอร์ไซค์หรือแท็กซี่ผ่านแอปพลิเคชั่น หรือไปโดยรถไฟฟ้า การเรียกวิธีนี้ทำให้ทราบค่าบริการที่แน่นอน และคิดราคาเป็นมาตรฐาน เนื่องจากจะคิดจากระยะทางตามอัตราที่กฎหมายกำหนด

ข้อจำกัดในการขอใบเสร็จ

1. ใบเสร็จรับเงินมักจะออกในชื่อของพนักงานผู้ใช้บริการ แต่หากให้ออกในนามกิจการอาจติดเงื่อนไขทางธุรกิจ เช่น ต้องมีการใช้บริการในเดือนหนึ่งๆ จำนวนเงินเท่าไร จึงจะออกใบเสร็จรับเงินในนามบริษัทให้ (เป็นเงื่อนไขของบางบริษัท ผู้ประกอบการต้องพิจารณาว่าจะเลือกใช้บริการบริษัทไหน)

2. หลักฐานการจ่ายเงิน ไม่ใช่ใบเสร็จรับเงิน เนื่องจากผู้ให้บริการบางรายไม่ได้ออกใบเสร็จรับเงินให้ พนักงานมีเพียงภาพถ่ายหน้าจอโทรศัพท์มือถือที่ระบุรายละเอียดการเดินทาง ค่าบริการที่เรียกเก็บ

3. การเดินทางโดยใช้รถไฟฟ้า แนะนำให้พนักงานของกิจการชำระค่าบริการผ่าน QR Code เพื่อจะได้มีหลักฐานการจ่ายชำระเงินค่าบริการ (สลิปการโอนเงิน)

ในการบันทึกค่าใช้จ่ายของกิจการ ใบเสร็จรับเงินที่เป็นชื่อของพนักงานหรือการแคปหน้าจอโทรศัพท์มือถือและพิมพ์เป็นเอกสาร ไม่สามารถนำมาเป็นค่าใช้จ่ายของกิจการได้

การทำเอกสารประกอบค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม

กิจการควรจัดทำเอกสาร ใบเบิกเงิน เพื่อให้พนักงานใช้เป็นหลักฐานประกอบการจ่ายเงินเพิ่มเติม

ตัวอย่างใบเบิกเงิน

และแนะนำให้จัดทำชุดเอกสารการบันทึกค่าใช้จ่ายค่าเดินทางดังนี้

1. ใบเบิกเงิน (ตามตัวอย่างข้างต้น)

2. ใบเสร็จรับเงิน (ที่เป็นชื่อของพนักงาน) หรือแคปหน้าจอโทรศัพท์มือถือแล้วพิมพ์เป็นเอกสาร (ของพนักงาน)

3. สลิปการโอนเงินที่กิจการโอนให้พนักงาน (แนะนำว่าไม่ควรจ่ายเป็นเงินสดค่ะ)

กรณีที่ 2 เรียกวินมอเตอร์ไซค์แถวออฟฟิศ ใช้บริการรถตู้ หรือรถประจำทางสาธารณะ

วิธีนี้ทำให้พนักงานไม่ถูกเรียกเก็บค่าบริการเริ่มต้นเหมือนการใช้แอปพลิเคชั่น แต่มีข้อจำกัดในการขอใบเสร็จคือ

1. ไม่ทราบราคาที่แน่นอน ราคาอาจขึ้นอยู่กับสภาพการจราจร ณ เวลาที่ใช้บริการ หรือตกลงกันโดยใช้วิธีเหมาจ่ายหากมีระยะทางไกล (กรณีใช้บริการวินมอเตอร์ไซค์)

2. ไม่มีการออกหลักฐานการรับเงินให้กิจการ จึงไม่สามารถนำมาเบิกเป็นค่าใช้จ่ายของกิจการได้

การทำเอกสารประกอบค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม

กิจการควรจัดทำเอกสาร ใบขออนุมัติการเดินทางและเบิกเงิน เพื่อให้พนักงานใช้เป็นหลักฐานประกอบการจ่ายเงินเพิ่มเติม

ตัวอย่างใบขออนุมัติการเดินทางและเบิกเงิน

และแนะนำให้จัดทำชุดเอกสารการบันทึกค่าใช้จ่ายค่าเดินทางดังนี้

1. ใบขออนุมัติค่าใช้จ่ายในการเดินทางและเบิกเงิน (ตามตัวอย่างข้างต้น)

2. สลิปการโอนเงินที่กิจการโอนให้พนักงาน (แนะนำว่าไม่ควรจ่ายเป็นเงินสดค่ะ)

กรณีที่ 3 พนักงานนำรถยนต์ส่วนตัวมาใช้ปฏิบัติงานภายนอกที่ได้รับมอบหมายจากกิจการ

กิจการควรให้พนักงานที่เป็นเจ้าของรถยนต์ จัดทำหนังสือยินยอมให้ใช้รถยนต์ พร้อมแนบสำเนาใบคู่มือจดทะเบียน เพื่อพิสูจน์ว่ารถยนต์คันดังกล่าวที่นำมาใช้ในกิจการเป็นของพนักงานจริง โดยจะพิจารณาจากชื่อผู้ถือกรรมสิทธิ์ หรือผู้ครอบครองรถยนต์ ตามตัวอย่างด้านล่าง

ตัวอย่างหนังสือยินยอมให้ใช้รถยนต์

ค่าน้ำมัน ค่าทางด่วน ขอเบิกได้หรือไม่

เบิกได้โดยใบเสร็จรับเงินค่าน้ำมันจะต้องระบุเลขทะเบียนรถยนต์ หากสถานีให้บริการน้ำมันใช้ใบเสร็จแบบเขียนต้องระบุเลขทะเบียนรถยนต์ด้วยการเขียน (ลายมือเดียวกันทั้งใบเสร็จ) แต่หากใช้วิธีการพิมพ์จากระบบคอมพิวเตอร์ต้องระบุเลขทะเบียนรถยนต์ด้วย ในส่วนค่าทางด่วนให้ใช้ “ใบรับเงินค่าผ่านทางพิเศษ”

การจัดทำเอกสารประกอบค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม

กิจการควรจัดทำเอกสาร หนังสือขออนุญาตเดินทางไปปฏิบัติงานนอกสถานที่ และใบเบิกค่าใช้จ่ายในการเดินทาง เพื่อให้พนักงานใช้เป็นหลักฐานประกอบการจ่ายเงินเพิ่มเติม

ตัวอย่างใบขออนุญาตปฏิบัติงานนอกสถานที่

ตัวอย่างใบเบิกเงินค่าใช้จ่ายในการเดินทาง

และแนะนำให้จัดทำชุดเอกสารการบันทึกค่าใช้จ่ายในการเดินทางดังนี้

1. หนังสือขออนุญาตเดินทางไปปฏิบัติงานภายนอกสถานที่ (ตามตัวอย่างข้างต้น)

2. ใบเบิกเงินค่าใช้จ่ายในการเดินทาง (ตามตัวอย่างข้างต้น)

3. เอกสารประกอบการเบิกเงิน เช่น ใบเสร็จรับเงินค่าน้ำมัน ใบรับเงินค่าผ่านทางพิเศษ

ควรกำหนดจำนวนเงินที่ให้พนักงานขอเบิกเงินค่าเดินทางเท่าไหร่

กิจการควรประกาศเป็นระเบียบปฏิบัติเกี่ยวกับการเบิกค่าใช้จ่ายในการเดินทาง ดังนี้ค่ะ

1. บริการวินมอเตอร์ไซค์ โดยกำหนดอัตราในการเบิกจ่าย ซึ่งหากผู้ประกอบการไม่ทราบว่าควรจะกำหนดอัตราอย่างไร สามารถอาจอ้างอิงได้จากกฎกระทรวง กำหนดอัตราค่าจ้างบรรทุกคนโดยสารสำหรับรถจักรยานยนต์สาธารณะ พ.ศ. 2559

2. บริการรถแท็กซี่ รถไฟฟ้า รถตู้ หรือรถรับจ้างประจำทางสาธารณะ โดยกำหนดให้เบิก-จ่าย ตามที่จ่ายจริง

3. รถยนต์ส่วนตัว ค่าน้ำมันหากกิจการจ่ายไม่เกินกว่าที่อัตราสูงสุดที่ราชการกำหนดไว้ จะไม่ถือเป็นเงินได้ของพนักงาน อัตราที่ราชการกำหนดไว้ในการเบิกเงินรถยนต์ คือ 4 บาทต่อกิโลเมตร และ 2 บาทต่อกิโลเมตร สำหรับรถจักรยานยนต์ แต่หากกิจการจ่ายค่าน้ำมันเกินกว่าอัตราที่กำหนด ค่าน้ำมันส่วนที่เกินอาจถูกประเมินให้ถือเป็นเงินได้ของพนักงานในส่วนใบรับเงินค่าผ่านทางพิเศษไม่มีกฎหมายกำหนดอัตราสูงสุดที่กิจการมีสิทธิ์จ่าย แนะนำให้ผู้ประกอบการใช้ดุลยพินิจตามความเหมาะสมในการจ่าย โดยพิจารณาค่าผ่านทางพิเศษที่ขอเบิกกับความสอดคล้องของเส้นทางที่พนักงานเดินทางไปปฏิบัติงานภายนอกสถานที่

ข้อดีของการกำหนดให้มีระเบียบการเบิก-จ่ายคือ ผู้ประกอบการสามารถควบคุมค่าใช้จ่ายในการเดินทางได้ และที่ผู้เขียนแนะนำว่า ไม่ควรจ่ายเงินให้พนักงานเป็นเงินสดนั้น เพราะการโอนเงินเป็นหลักฐานการจ่ายเงินที่น่าเชื่อถือมากกว่าการจ่ายเงินสด และเป็นการควบคุมภายในที่ดีของกิจการด้วยค่ะ

ใช้บริการรถยนต์ หรือมอเตอร์ไซค์รับจ้างให้ส่งของ ถือเป็นค่าใช้จ่ายในการเดินทางหรือไม่

ไม่ใช่ค่ะ แต่ในทางบัญชีและภาษีจะเรียกว่า ค่าขนส่ง คือค่าใช้จ่ายที่กิจการจ่ายไปในการจัดส่งสินค้าจากผู้ขายไปยังผู้ซื้อ

สำหรับการทำเอกสารการจ่ายเงินจะใช้หลักการเดียวกัน ถ้าผู้ประกอบการใช้บริการผ่านแอปพลิเคชั่น ก็ทำเอกสารตามกรณีที่ 1 ถ้าเรียกวินมอเตอร์ไซค์ก็ทำเอกสารตามกรณีที่ 2 โดยใบขออนุมัติค่าใช้จ่ายในการเดินทางและเบิกเงิน อาจเปลี่ยนชื่อเป็น ใบขออนุมัติจัดส่งสินค้าและเบิกเงิน